По данным IBC Corporate Travel в пандемийный 2020 год глубина бронирования MICE-событий сократилась с 3–6 месяцев до 2 недель, а в 2024 году этот показатель составляет 4–5 месяцев. Период времени между отправкой MICE-заявки и стартом мероприятия может быть разный в том или ином случае, но от его размера зависит:
- комфорт всех участников организационного процесса,
- возможность подбора вариантов поставщиков event-услуг,
- возможность фиксации цен на услуги подрядчиков,
- гарантии бронирования дат в календаре топовых ведущих и артистов,
- и в целом выполнение MICE-заявки точно в соответствии с тех. заданием.
Глубина бронирования от 9 месяцев до года
- адекватна для новогодних корпоративных событий. Здесь главный фактор — это «горячая дата». Абсолютно все компании в стране пытаются организовать праздник в один и тот же период — конечно, это создает колоссальную загрузку event-сферы.
- И для любых мероприятий, предполагающих большое количество участников, особенно из разных регионов: например, встречи дивизионов, старт цикловых конференций, масштабные обучения и презентации продукции.
Однако далеко не все компании могут похвастаться таким широким горизонтом планирования: в 2023—2024 гг. он всё же имеет тенденцию к сокращению.
Глубина бронирования от 3 до 8 месяцев
Если мероприятие уникальное, не являющееся типовым из цепочки подобных событий, то заявку на его организацию лучше отправлять в MICE-агентство минимум за 3 месяца до предполагаемой даты.
При этом важно работать в диалоге с MICE-специалистами: клиент должен учесть корпоративные особенности своей компании, а опытный сотрудник MICE, со своей стороны, может подсказать встречные нюансы принимающей страны или выбранной площадки.
Например, если есть задача организовать в марте деловое мероприятие в Китае, то над ним нужно начать работать еще в январе, т. к. в феврале большинство китайских организаций не работают, а отмечают Китайский Новый год. Опять же если в характере компании-заказчика есть традиция долгого празднования отечественного Нового года и Рождества — надо учесть и это, и еще сдвинуть сроки.
Глубина бронирования от недели до 2 месяцев
Срочные заявки на проведение MICE-мероприятий — с глубиной бронирования около недели — имеют место в каждом деловом сезоне и их появления не избежать, как не избежать стремительно меняющихся обстоятельств в мире. В текущем 2024 году количество срочных MICE-заявок внушительное — примерно 40% от общей массы.
»MICE-организаторы умеют не спать ночами и делать, казалось бы, невозможные вещи, — признается Ольга Степаненко, MICE-директор IBC Corporate Travel. — Однако мы не хотим сообщать клиенту, что он ограничен в своем выборе только потому, что заявка настолько срочная, что его любимые отели, артисты, сервисы кейтеринга и т. д. уже заняты другими заказчиками. Мы хотим радовать клиентов, а не огорчать».
Малая глубина бронирования наиболее уместна при организации мероприятий, во-первых, рассчитанных на группу участников до 50 человек, а во-вторых, состоящих из небольшого набора компонентов: например, только площадки и питания для гостей, без сложной логистики, проживания и культурной программы.
Также срочные MICE-заявки часто встречаются при организации типовых событий, повторяющихся у конкретного заказчика регулярно. В этом случае с наибольшей долей вероятности всё пройдет успешно, т. к. у MICE-специалиста уже есть «готовый шаблон» создания мероприятия и пул подрядчиков, гарантированно подходящий для данного клиента.